サークルべんりカードと見本誌提出袋について

こんにちは、技術書典のシステム監視担当 @sinmetalです。

技術書典ではイベント開催ごと効率化に取り組んできました。今回の技術書典6でも新しいチャレンジがあります。

今回ご紹介する内容は、当日の見本誌回収方法の変更サークル探しやすくするぞ大作戦です。

まずは見本誌の回収を効率化しつつ、目印となってサークルを探しやすくするため、今回新たに登場した「サークルべんりカード」と「見本誌提出袋」について説明していきます。

サークルべんりカードとは?

サークルべんりカードは次のようなハガキサイズのポップ(高さは147mmぐらい)です。

サークルべんりカード

サークルべんりカードには次の3つの役割があります。詳しくは後述します。

  • 見本誌を提出済みであることを示す
  • サークルを探すときの目印になる
  • 「技術書典かんたん後払い」に対応しているかを示す

サークルべんりカードは、技術書典6当日に皆様のサークルスペースの机の上に置いてあります。カードを置ける紙製のスタンドも一緒に配布しますので組み立てて見やすい位置に掲示をお願いします(掲示いただくのは撤収時にサークルで持ち帰るか破棄してもらうことでサークル以外の人が勝手に机を使うことを防ぎたいからです)。

見本誌提出袋とは?

見本誌提出袋は、名前のとおり「見本誌を提出するときに使う袋」です。当日は配置場所ごとの識別子をつけた見本誌提出袋と提出手順マニュアルを机の上に用意しておきます。

事前に見本誌を電子提出しなかったサークルは、提出手順マニュアルを確認の上、紙の書籍をこの袋に入れてご自身のサークルスペースにてお待ちください。

事前に見本誌を電子提出済みのサークルは、当日は紙の書籍は提出不要です。提出手順マニュアルを確認の上、袋に書籍は入れずにそのままご自身のサークルスペースにてお待ちください。

見本誌提出袋(イメージ)

これまでの見本誌の回収方法は運営スタッフでチームを組み、各担当ごと別れて作業していました。集計は手作業であったこと、スタッフ担当経験の差、間に合うかギリギリの状態でのストレス下での疲労など課題が多く、これ以上イベントが大きくなるとサークル入場から開場時間までの1時間では対応しきれなくなることは明白でした。

技術書典は過去6回、参加サークルの参加規約、ガイドライン遵守の精神のおかげで頒布停止措置は0の状態です。今回は電子提出の浸透、サークル参加の慣れなどを踏まえ、集計のオンライン化を前提とした効率化にチャレンジします。

あわせて参加サークルの負担をへらすために、当日提出の際に書いていただいていた見本誌票を廃止予定です。

事務局確認済シールは見本誌提出袋と引き換え

技術書典6での当日の見本誌回収は次のような手順です。

  1. 参加サークルは本を見本誌提出袋に入れてサークルスペースで待つ(当日提出)
     ※期限までに見本誌を電子提出済みであれば当日紙の書籍の提出は不要です
  2. 運営スタッフは各サークルを回って見本誌提出袋を受領
  3. 見本誌提出袋と引き換えに事務局確認済シールをお渡しします
  4. シールをサークルべんりカードに貼ってください
    ~この時点で参加サークルの作業は終了です。頒布開始できる11時をお待ち下さい~
  5. その後、運営本部で当日の見本誌チェックを行います
  6. 禁止事項の違反があった場合、頒布停止措置を行います
    ~11時までに全サークルの確認完了~
  7. 一般参加者入場

運営スタッフは見本誌提出袋と引き換えに「事務局確認済シール」をお渡しします。下記のように「事務局確認済シール」を「サークルべんりカード」に貼ってイベント終了まで掲示してください。

サークルべんりカードの見本誌提出状態のみかた

頒布対象となる書籍、頒布物の詳細、見本誌については技術書典6よくある質問を確認してください。また当日提出された見本誌は、回収後に運営本部で一生懸命見本誌チェックを行うことになります。メールにてアナウンス予定の電子提出窓口のご利用に可能な限りご協力いただけると助かります。

サークル配置場所の目印が増えました!

「サークルべんりカード」は、以前は「かんたん後払いPOP」という技術書典かんたん後払いのQRコードを印字した訴求ポップでした。「かんたん後払いPOP」には副次的な効果として一般参加者が目当てのサークルを探しやすくなる(Webのサークルリストと見比べて覚えている)統一インターフェイスの役割があり、良いフィードバックを得られていました。

今回から登場した「サークルべんりカード」では、かんたん後払いのQRコードの掲載に加えて、かんたん後払いを利用しないサークルにもメリットがあるようにすることで、サークルの位置をわかりやすく掲示する取り組みにつなげています。また「サークルべんりカード」の掲示に加えて、配置ごとののぼりも用意しました。費用がかかる方法でしたが多くの企業にスポンサーとして協賛してもらえたこともあり実施が実現しました。

サークル配置のぼり

当日の会場は、これまでの調査で頒布数の3割が事前チェック、残り7割が偶然の出会いという状況であることがわかっています。サークルの目印を用意することでより分かりやすく目的のサークルにたどり着けないか?と考えていました。せっかくチェックしたのに人混みでたどり着けなかったという事態は避けたいところです。

はじめて来場する一般参加者が、「サークルべんりカード」とのぼりを介して目的のサークルを見つけやすくなる点、「かんたん後払い」で興味のある技術との出会いをよりかんたんにする点、この2つを狙って会場を設計してみようという取り組みです。
会場のわかりやすさは、出展参加の4割を占める初参加の出展者へのサポートになると考えています。

技術書典のチャレンジに付き合ってやろうじゃないか、今回も変わったことをしているな、と変化を楽しんでください(運営でも実現可能性をしっかり検討して反省点、改善点を活かしていきます。見本誌回収の運営効率化もその一環です)。

当日になって「かんたん後払い」に対応したくなったら

かんたん後払いは事前の申込みが必要です。申込みが済んでいるサークルはQRコードが表示された状態でお配りします。かんたん後払いを使わないサークルにむけては、QRコードをシールで隠してお配りします。

もし当日になってから「かんたん後払いに対応したい!」とおもったら、その場で次のように申し込みをしてQRコードを覆っているシールを剥がしてご利用ください。

かんたん後払いの申込方法

マイページの「管理中のサークル」にある技術書典6の「編集」へ進むと、以下のように「技術書典かんたん後払い 支払い方法」というフォームが表示されます。「かんたん後払い」に対応したいサークルの皆さまはサービス利用規約を確認した上で、売上金を振り込む口座情報を登録してください。

技術書典かんたん後払い 売上金を振り込む口座情報を登録しておこう

サークルで「かんたん後払い」を利用するには口座情報の入力が必須となります。
決済金額の支払時や売上金額の振込時にかかる手数料は運営負担ですので、「かんたん後払い」は無料でお使いいただけます。

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